Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang untuk Perusahaan dan Klien

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen atau berkas resmi yang diberikan oleh pengirim kepada penerima sebagai informasi mengenai barang yang dikirim. Dengan adanya surat jalan ini, maka penerima dapat melakukan pengecekan barang apa yang dikirim dan disesuaikan dengan data lainnya.

Surat jalan pengiriman barang ini memang bukan persyaratan wajib, namun merupakan dokumen yang bisa membuat entitas bisnis terlihat lebih profesional dan dihargai oleh banyak konsumen.

Dokumen ini juga sebagai patokan bagi konsumen mengenai ada barang yang hilang atau tidak. Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang.

Selanjutnya, salinan catatan tersebut dikembalikan pada penjual sebagai bukti pengiriman dan setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima merasa puas.

Tujuan Surat Jalan Pengiriman Barang

Saat pelanggan memesan barang pada Anda atau Anda memesan barang pada penyedia barang, maka perlu melakukan pengiriman barang pesanan secepat mungkin. Apabila surat tersebut dibuat untuk dikirim bersama kiriman, bisa digunakan sebagai daftar periksa dan seperti yang disebutkan sebelumnya, ini dapat berfungsi sebagai bukti pengiriman. Selain itu, surat ini juga adalah layanan tambahan yang membuat pelanggan menjadi nyaman.

Apabila Anda memilih untuk membuat nota pengiriman secara manual, Anda harus memastikan bahwa barang-barang yang ada dalam kiriman disertakan dalam nota dan mungkin Anda juga ingin mengirimkan faktur bersamanya juga, selain pengiriman darat jenis pengiriman cargo juga memiliki dokumen tersendiri.

Ketika mengirim surat jalan pengiriman barang, pikirkan tentang menyertakan logo Anda dan membuatnya menarik. Pertimbangkan warna dan elemen desain yang menggambarkan usaha Anda dengan bijak, karena Anda bisa memperkuat nilai merek dan mengenalkan bisnis Anda.

Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan pengiriman barang bukan sekedar sebagai dokumen formalitas belaka, namun memiliki peranan tersendiri. Di antara peran dan fungsi surat jalan adalah:

• Surat jalan digunakan sebagai dokumen tertulis yang berisi perincian atau detail informasi barang, mulai dari nama, jumlah dan harga barang.
• Untuk mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, seperti adanya pengecekan oleh petugas keamanan atau polisi
• Sebagai alat konfirmasi bahwa barang sudah diterima
• Sebagai dokumen yang digunakan oleh pihak keuangan atau bendahara dari pihak vendor untuk merangkum seluruh pengiriman yang sudah diselesaikan
• Sebagai surat yang digunakan untuk bukti, apabila pihak shipper ingin mengajukan klaim asuransi, terkait barang yang tertulis di dalamnya. Sebab, tanpa surat jalan ini biasanya klaim asuransi sulit untuk diterima.

Komponen dalam Surat Jalan Pengiriman Barang

Bila Anda melihat surat jalan atau noda pengiriman, keduanya sangat mirip dengan faktur untuk pengiriman barang. Anda harus mencantumkan produk yang dikirim dengan menggunakan rincian formal pada dokumen komersial seperti, nama perusahaan, alamat klien dan bisnis Anda, tanggal dan lain-lain.

Akan tetapi yang perlu diingat adalah, surat jalan tidak bisa menggantikan seluruh faktur karena pada dokumen ini umumnya tidak menyertakan harga produk. Anda harus selalu membuat dokumen faktur terpisah dan jika berkenan, Anda bisa mengirimkannya dengan nota pengiriman.

Seiring dengan kemajuan teknologi, banyak bisnis atau organisasi meneruskan dan mengirimkan surat jalan pengiriman barang mereka melalui email segera setelah barang dikirim. Sebab email segera sampai ke klien, ini merupakan cara yang berguna untuk mengingatkan mereka bahwa barang atau paket pesanan mereka sedang dalam proses.

Pelanggan juga menerima gambaran umum mengenai pesanan mereka yang akan datang ketika menerimanya melalui email dan hal tersebut bisa menguntungkan untuk pengiriman dalam jumlah besar.

Sebenarnya tidak ada aturan wajib atau ketat yang terlibat saat membuat catatan pengiriman, tetapi Anda ingin memastikan Anda menyertakan semua detail penting dan merk Anda. Anda perlu mempertimbangkan komponen berikut:

• Nama dan alamat perusahaan Anda,
• Nama dan alamat klien,
• Tangan pemesanan, pengiriman dan perkiraan pengiriman ,
• Nomor atau nama pesanan dan
• Daftar barang termasuk dalam pengiriman

Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan untuk menyiapkan templat standar, untuk membuat semua surat jalan dengan konsisten dan terstruktur. Surat jalan pengiriman barang umumnya dibuat dalam 3 sampai 4 rangkat. Di mana setiap rangkapnya, terdapat beberapa kertas warna yang berbeda, mulai dari kertas putih dan merah.  

Surat Jalan Lembar Putih

Lembar putih pada surat pengiriman barang adalah surat yang digunakan sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pembeli atau klien. Bukan hanya itu, surat jalan berwarna putih ini juga akan digunakan sebagai dokumen penagih, oleh penjual untuk pihak pembeli di akhir bulan atau saat waktu pelunasan tagihan tiba.

Surat Jalan Lembar Merah

Untuk surat jalan dari kerta berwarna merah, ini adalah surat jalan yang nantinya akan diberikan kepada pihak pembeli atau konsumen. Di mana lembar ini akan menjadi bukti dari pemesanan barang.

Catatan Laporan Transaksi

Berikutnya ada lembar ketiga dan keempat dari surat jalan pengiriman. Di mana surat jalan ini dijadikan sebagai catatan laporan transaksi yang akan diberikan kepada karyawan ataupun supervisor yang menyampaikan perintah.

Demikianlah paparan singkat mengenai fungsi penting surat pengiriman barang untuk perusahaan dan klien yang bisa Anda ambil manfaatnya. Untuk lebih tergambar lagi, Anda bisa meng googling contoh surat jalan pengiriman barang di platform yang tersedia. Kunjungi juga website Kabul Trans untuk mendapatkan artikel terbaru kami.